O cancelamento de consultas é um problema que pode afetar negativamente as rotinas da clínica. Isso em especial quando os desmarques são realizados muito próximos do horário agendado para o atendimento, sem tempo para outras soluções.

É verdade que problemas podem acontecer, impedindo o paciente de comparecer à sua consulta. Sendo assim, o ideal é procurar soluções que evitem o cancelamento das consultas para não prejudicar a clínica, mas que, ao mesmo tempo, permitam manter o bom relacionamento com o público.

Algumas medidas simples podem ser adotadas nesse sentido, e para ajudar você a vencer esse desafio, listamos 8 dicas neste artigo. Continue lendo e veja como você organizar de uma maneira mais efetiva a agenda para que não fiquem horários vagos.

1. Confirmar as consultas antecipadamente

Com diversas tarefas e compromissos no dia a dia, é natural que um paciente acabe se esquecendo que deixou uma consulta agendada. Também pode acontecer de ele não poder comparecer, mas não se lembrar de informar isso.

Portanto, o ideal é que você faça a confirmação das consultas antecipadamente, pelo telefone ou mensagens de aplicativo, por exemplo. Dessa forma, você saberá se pode contar com a presença do paciente ou se o horário ficará em aberto, possibilitando antecipar outra consulta ou fazer um encaixe.

2. Enviar mensagens de lembrete

Conforme explicamos na dica anterior, pode acontecer de um paciente esquecer que tinha uma consulta agendada. Então, o envio de lembretes também é válido para refrescar a memória ou possibilitar que ele entre em contato caso precise faltar.

Os aplicativos são uma opção econômica e eficaz para isso, no entanto, você também pode recorrer ao envio de SMS ou e-mails. O ideal é adequar a comunicação à realidade dos pacientes, para ter certeza de que eles receberão o comunicado a tempo.

3. Permitir encaixes

Dependendo do intuito da consulta, são necessários poucos minutos para atender um paciente. Por isso, uma das formas de evitar os cancelamentos é permitir que sejam realizados encaixes para aqueles que precisaram remarcar um horário.

Assim, se a pessoa não puder comparecer, você pode consultar a agenda e realocar a data conforme a disponibilidade de vagas e o que for melhor para o paciente. Desse modo, estará oferecendo uma alternativa para que ele não precise reservar um horário para o qual não tem certeza se poderá comparecer.

4. Prezar pela pontualidade

É muito importante que você também assuma o compromisso com a sua agenda. É fundamental prezar pela pontualidade para fazer os atendimentos no horário marcado e evitar ao máximo desmarcar as consultas, principalmente em cima da hora.

Esse tipo de conduta, além de desrespeitar o público, faz com que os pacientes se sintam à vontade para repetir o comportamento. Afinal, se o profissional não está comprometido, por que eles deveriam estar?

5. Oferecer um bom atendimento

Vários problemas que podem acontecer em uma clínica são evitados por meio de um atendimento de maior qualidade, e isso não é diferente com o cancelamento de consultas. Se você espera que os seus pacientes compareçam no horário marcado, eles precisam de um motivo para isso.

Portanto, além de evitar deixá-los esperando demais, invista na estrutura da clínica para que ela seja um espaço confortável e agradável. Também faça o treinamento da sua equipe para que ela ofereça um bom atendimento inicial para o público, e preocupe-se, ainda, com a sua própria postura.

Lembre-se da importância de praticar o atendimento humanizado. Dê atenção para o seu paciente, tenha empatia, escute suas queixas, esclareça dúvidas e procure cultivar uma relação mais próxima e amigável. Desse modo, você estará construindo um diferencial e despertando o interesse da pessoa em se consultar em sua clínica.

6. Adotar políticas de cancelamento

No cancelamento de consultas, temos duas realidades diferentes. A primeira corresponde àquelas pessoas que gostariam de comparecer, mas por algum motivo não podem; na segunda se encaixam aqueles que fazem o cancelamento sem qualquer motivo. No primeiro caso as ausências são esporádicas, já no segundo podem acontecer com maior recorrência.

Por isso, é importante que você crie uma política de cancelamento, a fim de abranger todos esses motivos e estabelecer algumas regras. Elas devem preservar o direito do paciente, mas ao mesmo tempo os interesses da clínica.

Uma questão que pode ser abordada, por exemplo, é a tolerância para atrasos. Assim, a pessoa pode chegar um pouco mais tarde do que o horário agendado, mas ainda assim ser atendida. Também estabeleça limites para fazer os desmarques e, se necessário, até mesmo algum tipo de bloqueio no agendamento para pacientes que não cumprem os compromissos.

7. Oferecer vantagens para pagamentos antecipados

Uma boa alternativa para evitar o cancelamento de consultas é estimular o paciente a fazer o pagamento antecipadamente. Você pode oferecer vantagens, como algum desconto especial, para que ele se sinta beneficiado.

Assim, como a consulta já está marcada e paga, será mais difícil o paciente faltar sem ter algum motivo justo para isso. E inda existe uma chance menor de ele se esquecer, afinal já pagou por aquilo, portanto, deseja desfrutar do seu investimento.

8. Atender em horários alternativos

Alguns pacientes podem encontrar uma dificuldade maior para comparecer às consultas em função de compromissos com o trabalho, a família ou os estudos. Sendo assim, é interessante que você ofereça alguns horários alternativos para atender esse público mais específico, como em alguns finais de semana, ou na semana mas um pouco antes ou depois do horário de funcionamento da clínica.

Desse modo, você disponibiliza uma opção a mais para eles, evitando que tenham que reservar um horário que, possivelmente, não poderão cumprir. Além de manter a organização da agenda, você alcançará a satisfação do paciente por essa preocupação em atender às necessidades dele.

O cancelamento de consultas é uma perda para a clínica, mas algumas vezes uma necessidade para o paciente. Portanto, saiba fazer a gestão dessa situação para que o processo ocorra da melhor forma para todos. Além disso, mantenha a compreensão e empatia com os pacientes, a fim que eles tenham uma experiência positiva e não se sintam prejudicados.

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