Administrar uma empresa é desafiador em qualquer setor. Isso porque nem sempre o empreendedor tem formação ou conhecimentos em administração. É o que acontece com muitos médicos, dentistas e outros profissionais da área da saúde, que abrem uma clínica, mas não têm uma noção aprofundada de gestão por processos.

Se esse é o seu caso, este artigo é indicado para você! Explicaremos como implantar a gestão por processos na sua clínica médica de forma simples e pouco burocrática. Ficou interessado? Então, basta seguir conosco!

Gestão por processos: entenda o conceito

Podemos definir a gestão por processos em uma clínica médica como a administração de estratégias e ações que são executadas no dia a dia desse tipo de negócio. Trata-se do ato de melhorar a interação entre os setores e fazer com que as funções de cada um deles sejam otimizadas.

O trabalho realizado pela secretária ao agendar consultas impacta diretamente no exercício das funções do médico, por exemplo. Se houver qualquer falha, como dois atendimentos marcados em um mesmo horário, o profissional terá a sua rotina atrapalhada, além de causar incômodos para os demais pacientes agendados para o dia, que precisarão permanecer por um período maior na sala de espera.

Ao fazer a gestão por processos, todas as atividades são desenvolvidas para que a atuação ocorra em sinergia. A clínica, nesse caso, é vista como uma máquina, em que cada peça tem uma função individual, mas que gira em torno de objetivos em comum: satisfazer os pacientes e manter uma boa lucratividade para o negócio.

Em resumo, a gestão por processos é uma atividade que não pode ser negligenciada pelo médico empreendedor, uma vez que é a chave para o sucesso de um negócio.

Passo a passo: veja como implantar a gestão por processos em uma clínica médica

Entendida qual é a importância de uma gestão por processos em clínica médica, você deve se perguntar sobre como colocar isso em prática, não é mesmo? Para responder a essa questão, elaboramos um passo a passo completo. Acompanhe.

Prepare a estrutura

O primeiro passo para implantar uma gestão por processos em uma clínica médica é a adequação da estrutura física do negócio. Defina, por exemplo, as áreas que serão destinadas para guardar materiais de escritório, os locais onde são armazenados medicamentos, onde deve ficar a recepcionista ou secretária, onde os pacientes devem aguardar o atendimento etc.

Outro ponto a ser desenvolvido é a fachada e a identidade visual da clínica, para que ela seja bem visualizada pelos pacientes.

Também garanta equipamentos modernos — como recursos de radiologia avançados — para prestar um atendimento excelente aos pacientes.

Crie um fluxograma

Com a clínica preparada para implantar a gestão por processos, é preciso criar um fluxograma com as atividades realizadas no estabelecimento. Trata-se de um documento em que devem ser listadas todas as tarefas a serem executadas no local e os responsáveis por elas.

Por exemplo, o agendamento de consultas e o atendimento inicial pode ser feito por secretárias; a triagem e os exames dos sinais vitais, do peso e da altura do paciente por técnicos de enfermagem; e o atendimento final pelo médico.

Ter as funções de cada colaborador claras é essencial para que se evitem erros, como uma pessoa com poucos conhecimentos sobre fármacos ficar responsável pelo controle de estoque dos medicamentos, por exemplo. Tudo isso precisa ser considerado.

Otimize a comunicação interna

A comunicação interna precisa ser excelente para evitar ruídos. Todos devem ter ciência das suas atividades e liberdade para comunicar qualquer tipo de acontecimento para os seus colegas.

Essa política precisa ser implementada de cima para baixo, ou seja, do gestor da clínica para os seus subordinados, de maneira transparente. Isso se justifica porque é algo a ser modificado na cultura organizacional do negócio.

Mapeie os processos

Todos os processos da clínica devem ser mapeados, de modo que você possa identificar todas as funções que precisam ser desempenhadas no seu negócio. Cada colaborador sabe como ninguém quais são as suas atividades.

Por isso, inclua todos os funcionários da clínica nesse processo, para que se possa ter um mapa completo de tudo o que é realizado no dia a dia do negócio.

Aumente a satisfação dos pacientes

A satisfação dos pacientes precisa ser aumentada para que eles retornem à clínica quando necessitarem novamente de atendimento médico.

Além disso, quando são bem atendidas, as pessoas indicam a sua clínica para os seus familiares e amigos, fazendo com que aumente a quantidade de indivíduos que procuram os seus serviços.

Para aumentar a satisfação dos pacientes, invista em uma sala de espera de qualidade, ofereça chá e café, preste um atendimento humanizado, pratique o marketing de relacionamento etc.

Deixe a equipe motivada

O atendimento humanizado e de qualidade só acontece quando toda a equipe é motivada e está disposta a realizar o seu trabalho da melhor maneira possível. É por isso que o gestor do estabelecimento deve saber como motivar os seus colaboradores.

Incentive com premiações por metas cumpridas e mostre que você se preocupa com os funcionários. Assim, todos os trabalhadores da clínica se sentirão mais valorizados.

Aposte na tecnologia

O investimento em tecnologia também é fundamental para que a gestão por processos seja feita com qualidade em uma clínica médica. Atualmente, existem no mercado diversos softwares que podem contribuir nesse sentido.

Com os programas adequados, você poderá ter um agendamento online eficiente, fazer o fluxo de caixa e a gestão de estoque, controlar os prontuários e laudos dos pacientes de forma eletrônica etc.

Investir na gestão por processos é importante para as clínicas médicas. Caso isso não ocorra, as atividades podem ficar desassistidas e impactar no atendimento final que é prestado aos pacientes. É por conta disso que a atividade é tão relevante, uma vez que pessoas insatisfeitas não retornam ao estabelecimento e ainda podem falar mal dele.

Continue a se informar sobre este tema em nosso artigo que fala sobre os 4 erros em gestão de clínica médica que você deve evitar para alcançar o sucesso. Assim, terá ainda mais facilidade em administrar o seu negócio.