A rotina de um gestor hospitalar é um desafio constante, pois é fundamental equilibrar os custos sem perder a qualidade da assistência prestada ao paciente. Além disso, suas responsabilidades envolvem a tomada de decisão para resolver assuntos complexos relacionados à implantação de rotinas clínicas, administrativas e capacitação de colaboradores.

Também é importante que, dentro da rotina de um gestor hospitalar, sejam levantados indicadores efetivos para modificações nos fluxos existentes e avaliação para admissão, remanejamento ou demissão de funcionários.

Todavia, a complexidade dessas atribuições podem sobrecarregar o profissional e diminuir a qualidade de suas tarefas, o que pode impactar na efetividade de suas ações e no equilíbrio financeiro da instituição de saúde.

Quer saber como aperfeiçoar a rotina do gestor hospitalar? Então, não perca as dicas que daremos a seguir!

Entenda a complexidade das ações gerenciais

Um gestor que trabalhe nas instituições hospitalares deve entender de procedimentos operacionais em saúde, sobre critérios para reembolso das operadoras de planos privados, adequações às normatizações existentes e treinamento de funcionários.

Considerando a complexidade da instituição de saúde, do número de funcionários e dos recursos financeiros e tecnológicos disponíveis, é interessante que ele desenvolva habilidades nessas vertentes para garantir a qualidade da assistência prestada ao paciente.

No entanto, muitos profissionais ficam sobrecarregados com o acúmulo de funções e não conseguem administrar os recursos e as despesas, o que interfere no gerenciamento adequado das responsabilidades.

Por isso, é fundamental estabelecer prioridades, organizar o tempo, encaminhar situações aos seus responsáveis e acompanhar a evolução dessas mudanças por meio de indicadores objetivos e adequados às rotinas implantadas.

Saiba aperfeiçoar o tempo do gestor

Otimizar significa quantificar o tempo para executar as tarefas considerando os recursos financeiros disponíveis, o número de colaboradores para finalizá-las e o alcance os resultados obtidos. Para tanto, os gestores devem selecionar as tarefas que são de sua responsabilidade e delegar outras que podem ser feitas por colaboradores ou profissionais com a mesma formação gerencial.

Além disso, é preciso obter informações a respeito do diagnóstico situacional da instituição, para analisar as atividades que demandam urgência em sua execução e aquelas que podem aguardar o tempo oportuno para efetivá-las.

Além disso, outras variáveis que podem facilitar as atividades do gestor também são bem-vindas. Veja a seguir:

Delegue tarefas

A transferência de atividades para subordinados é uma excelente oportunidade para retirar a sobrecarga de trabalho e analisar a competência e o comprometimento dos indivíduos. Para tanto, é interessante começar delegando tarefas menos complexas conforme a capacidade intelectual de cada funcionário.

Nesse sentido, os gestores devem estabelecer um prazo condizente com a complexidade da tarefa, orientar objetivamente sobre as atividades a serem realizadas e solucionar dúvidas ao longo do processo. Dessa forma, a delegação das atividades pode diminuir a sobrecarga de trabalho, capacitar indivíduos para atividades ao longo do tempo e aumentar a produtividade dos serviços clínicos de saúde.

Ressalta-se que os gestores não podem delegar atividades que estão relacionadas à sua área de responsabilidade enquanto exigência de formação universitária para tal. Isso significa que o diretor clínico do hospital, cargo ocupado obrigatoriamente por um médico, não pode ser repassada permanentemente para outro profissional de saúde.

Organize o tempo

A rotina de um gestor hospitalar pode envolver a tomada de decisão de forma emergencial, o que implica em dedicar todos os esforços em prol da sobrevida do paciente ou do encaminhamento para outras unidades clínicas com suporte tecnológico adequado.

Contudo, em situações cotidianas, é possível que o gestor caracterize sua agenda de compromissos conforme o tempo para realizá-las, o que depende de outros setores/serviços e a importância da finalização da tarefa.

Essa forma de organizar o tempo diário é feita por meio da classificação das atividades urgentes, que se relacionam ao tempo, e as importantes que se referem ao contexto clínico e administrativo. Assim, os gestores estabelecem uma ordem cronológica de suas ações e podem se dedicar para alguns imprevistos ao longo do dia.

Conte com a tecnologia

Nos dias de hoje é impraticável pensar no aperfeiçoamento das rotinas sem contar com os recursos tecnológicos disponíveis, que podem melhorar desde as questões cotidianas pessoais até a monitorização das variáveis hospitalares.

Por isso, cabe ao gestor lançar mão de ferramentas que auxiliem no levantamento de indicadores, na apuração de custos por pacientes, na sondagem de glosas por operadoras de planos de saúde, dentre outras variáveis.

Todavia, é fundamental analisar previamente quais recursos serão mais uteis e efetivos no contexto hospitalar, considerando também a opinião de outros profissionais sobre a implantação e desenvolvimento de softwares de gestão clínica.

As principais ferramentas tecnológicas incluem software de gestão, automatização dos procedimentos, radiografia digital, telerradiologia, agendamento online de consultas, entre outras possibilidades.

Padronize processos

A padronização de processos é uma excelente oportunidade para reduzir a sobrecarga de trabalho de alguns profissionais que se destinam exaustivamente a orientar os funcionários sobre determinada tarefa. Isso porque a padronização implica em uniformizar os procedimentos, objetivar as orientações e facilitar a execução, desde os principiantes até os mais experientes, na rotina a ser desenvolvida.

Sendo assim, os gestores devem capacitar seus supervisores para que multipliquem os ensinamentos aos seus subordinados, analisando a eficiência e o desempenho ao executar as tarefas determinadas.

A elaboração de procedimentos padronizados facilita a interpretação, ajuda a melhorar a produtividade e mostra as inconformidades ao longo do tempo, o que pode ser um indicativo para melhorias a longo prazo.

Mapeie os fluxos

Os fluxos de rotinas, dentro de o ambiente hospitalar, quando bem realizado podem gerar produtividade e melhoria da assistência. No entanto, se um dos processos não estiver dando certo, é possível que todo o fluxo se perca. Por isso, é importante mapear todo o andamento da atividade, considerando as etapas conflituosas e como sanar os principais problemas nessa questão, além de promover treinamentos preventivos e corretivos.

Também é essencial cronometrar o tempo para execução dos fluxos, de forma a propor mudanças, atualizar conceitos e levantar indicadores sobre os pontos nevrálgicos e os de sucesso.

A rotina de um gestor hospitalar é intensa e carece de conhecimentos clínicos, gerenciais e humanísticos para arcar com todas as responsabilidades que o cargo exige. No entanto, o tempo para executá-las muitas vezes é pequeno e acaba frustrando esses profissionais, gerando insatisfação, falta de produtividade e desequilíbrio financeiro da instituição de saúde. Por isso, é fundamental estabelecer metas, otimizar as tarefas e acompanhá-las conforme necessário.

Você ainda tem dúvidas de como otimizar a rotina do gestor hospitalar? Quais são as principais medidas que necessitam de intervenção? Como esses resultados podem ser medidos? Comente!